Soutien à l'organisation de congrès internationaux du Club des Ambassadeurs du Palais des congrès de Montréal et des Fonds de recherche du Québec


En résumé

Année de concours :

2020-2021

 

Date limite (demande) :

1er octobre 2020, 16h30

 

Montant :

10 000 $

 

Durée du financement :

Un versement

 

Annonce des résultats :

Novembre 2020

 

Il vous sera possible de décrire dans votre demande de financement les impacts que les circonstances liées à la pandémie de COVID-19 ont pu avoir sur vos activités de recherche ou de formation au cours des derniers mois, afin que ces informations puissent être prises en compte dans l'évaluation de votre demande. Veuillez consulter le document « Prise en compte des impacts de la pandémie de COVID-19 dans l'évaluation des demandes de financement » pour plus d'informations.
RAPPEL : En plus des présentes règles de programme, il est de la responsabilité des personnes qui présentent une demande d'aide financière de prendre connaissance des Règles générales communes (RGC) qui s'appliquent à l'ensemble de la programmation du FRQS. Si des conditions particulières s'appliquent au présent programme, elles sont décrites ci-dessous et prévalent sur les RGC.

Objectifs

 

La tenue de grands congrès scientifiques internationaux assure un rayonnement non seulement pour les chercheurs, mais également pour les établissements et pour le Québec dans son ensemble. Les congrès internationaux favorisent le réseautage et les collaborations au plan local et international, sans compter qu'ils génèrent des retombées intellectuelles et économiques appréciables pour la société. Avec ce concours, le Club des Ambassadeurs du Palais des congrès de Montréal et les Fonds de recherche du Québec (FRQ) souhaitent reconnaître la contribution des responsables de l'organisation de grands congrès scientifiques internationaux se tenant au Palais des congrès de Montréal.

Les objectifs de ce concours sont de :

  • soutenir  la communauté scientifique québécoise pour l'organisation de congrès scientifiques internationaux;

  • reconnaître la contribution des responsables de l'organisation de congrès scientifiques internationaux à accroître le rayonnement de la recherche au Québec;

  • souligner l'apport de la communauté scientifique pour attirer des congrès scientifiques au Palais des congrès de Montréal et ainsi favoriser les retombées intellectuelles et économiques pour la région et pour le Québec;

  • reconnaître l'importance de ces événements internationaux pour la création de maillages entre la communauté scientifique d'ici et d'ailleurs;

  • favoriser une implication significative de la relève professorale et étudiante dans l'organisation de congrès scientifiques internationaux.

 


1.

ADMISSIBILITÉ

Candidats et candidates visés

Sont admissibles à ce concours :

  • Les chercheurs ou chercheuses universitaires

  • Les chercheurs universitaires cliniciens ou chercheuses universitaires cliniciennes

Les statuts de chercheurs et de chercheuses admissibles sont détaillés dans la section Définitions des Règles générales communes.

Les personnes qui souhaitent déposer leur candidature doivent également :

  • être affiliées à une université du Québec

  • être à l'emploi d'un établissement gestionnaire au moment du dépôt de la demande (voir la section 2.1 des Règles générales communes)

  • être domiciliées au Québec

 

Les personnes ayant soumis une demande de soutien au concours précédent et qui n'ont pas été lauréates peuvent soumettre une demande à nouveau, à condition que le congrès n'ait pas encore eu lieu au moment de l'annonce des résultats en décembre 2020.

Une seule personne peut être identifiée en tant que porteuse d'une demande et transmettre celle-ci au FRQS. La contribution des coresponsables du congrès peut être soulignée dans la lettre de présentation, qui est l'un des documents exigés.

 

Congrès

  • Le congrès faisant l'objet de la mise en candidature doit se tenir au Palais des congrès de Montréal, entre le 1er novembre 2020 et le 31 décembre 2023

  • Le nombre prévu de participants doit être d'au moins 300, avec un minimum de 50 personnes en mode présentiel dans le cas d'un congrès hybride, c'est-à-dire un congrès qui regroupe à la fois des participants sur place et en virtuel (dans le respect des mesures de distanciation sociale conformes à toutes les directives émanant des autorités compétentes en matière de santé publique)

  • Une seule demande par congrès sera considérée

 


2.

DOCUMENTS EXIGÉS

Aucun document transmis par courriel ou par courrier postal ne sera accepté.

Transmission via le Portfolio électronique du FRQS seulement, portail Santé (FRQS).

  • Tout document manquant ou non conforme aux règles du programme et des formulaires électroniques, mais jugé critique pour l'admissibilité ou l'évaluation, rend le dossier non admissible.
  • Les éléments exigés mais absents du dossier ne seront pas réclamés. 
  • Tous les documents reçus après la date de dépôt des demandes ne sont pas considérés et il n'y a pas de mise à jour des dossiers. 
  • Un document non requis mais transmis avec la demande sera retiré du dossier avant évaluation.
  • Aucune prolongation ne sera permise. Tout formulaire non transmis aux dates et heures limites indiquées sera automatiquement rejeté.
  • IMPORTANT : Une fois le formulaire transmis, il ne sera plus possible de le modifier.

Candidats et candidates

  • CV commun canadien, version CV de financement pour le FRQS, mis à jour depuis le 1er juin 2019
    Attention : Les chercheurs et chercheuses qui ont l'habitude de soumettre des candidatures au FRQSC ou au FRQNT doivent absolument compléter et transmettre un CV de financement pour le FRQS. Pour ce faire, veuillez prendre connaissance des Étapes 4, 5 et 6 présentées dans "Remplir une demande" (cliquer sur le bouton gris de l'encadré "En résumé").

  • Contributions détaillées mises à jour depuis le 1er juin 2019
    Attention : Peu importe le gabarit choisi, le document doit obligatoirement être attaché dans le Portfolio électronique du FRQS à la page CV commun canadien :

  • Formulaire électronique Soutien à l'organisation de congrès internationaux du Club des Ambassadeurs du Palais des congrès de Montréal et des FRQ
    Attention : Le formulaire est hébergé du côté du FRQS. Il est donc nécessaire de choisir "Santé" lors de la connexion au Portfolio électronique.
    version PDF - pour information
    incluant les documents suivants à joindre dans la section Autres documents :
    • Une lettre de présentation d'un maximum de 3 pages contenant toute l'information permettant l'évaluation de la candidature en fonction des informations détaillées à la section suivante

    • Une lettre officielle ou un courriel officiel attestant de la tenue du congrès au Palais des congrès de Montréal

    • Une esquisse du programme du congrès. Les esquisses préliminaires sont acceptées. Toutefois, les programmes de congrès passés ne sont pas acceptés.

Détail des informations à inclure dans la lettre de présentation

Objectifs et organisation du congrès 

  • Objectifs visés par le congrès et contexte dans lequel il s'insère
  • Rôle de la personne qui présente la demande (exemples : responsable du comité organisateur; hôte ou co-hôte du congrès, leadership dans l'organisation, etc.)
  • Intégration ou importance du congrès dans le cadre d'une programmation de recherche ou de la planification stratégique de l'établissement des personnes organisant le congrès
  • Rôle de la relève professorale dans l'organisation du congrès
  • Rôle de la relève étudiante dans l'organisation du congrès

Caractéristiques du congrès

  • Nombre visé de personnes participantes (incluant les personnes qui donneront une conférence) et pourcentage des personnes provenant : 1) du Québec, 2) du reste du Canada et 3) de l'extérieur du Canada (à préciser également pour une formule de congrès hybride, le cas échéant)
  • Nom des secteurs couverts par le congrès (FRQS : sciences de la santé, FRQNT : Sciences naturelles et génie, FRQSC : Sciences sociales et humaines, arts et lettres)
  • Modalités mises en place pour assurer le financement de l'événement, en dehors de l'offre de soutien des FRQ
  • Intégration d'une dimension grand public et présentation de celle-ci
  • Prise en compte de l'équité, de la diversité et de l'inclusion afin notamment de faciliter la participation des femmes et des groupes sous-représentés (personnes vivant avec un handicap, minorités culturelles, minorités sexuelles, etc.) et d'améliorer leur représentation parmi les personnes qui organisent, présentent et participent au congrès
  • Explication des retombées intellectuelles potentielles du congrès en termes de réseautage, d'avancement des connaissances, de perspectives de publications ou de collaborations, etc.
  • Explication des retombées économiques potentielles du congrès
  • Stratégies de publicité et de mise en valeur du congrès
  • Couverture médiatique envisagée

Utilisation des fonds en cas d'octroi des FRQ

  • Justification de l'utilisation du 10 000$ qui serait octroyé à titre de soutien à l'organisation du congrès
Notes importantes
  • Les lettres d'appui ne sont pas acceptées. De même, tout document joint à la demande et qui n'est pas exigé sera retiré avant l'évaluation de celle-ci.
  • Les profils des membres de comité agissant dans ce programme pouvant être très diversifiés, les personnes candidates sont invitées, dans les documents soumis pour évaluation, à présenter les informations de manière à en faciliter la compréhension.

 


3.

MONTANT OFFERT

Montant

10 000 $ offerts conjointement par le Palais de congrès de Montréal et les FRQ.
 
Trois lauréats ou lauréates seront sélectionnés dans le cadre de ce concours.
 

Frais indirects de recherche

Ce concours ne bénéficie pas du montant versé par les FRQ ou par leur partenaire pour couvrir les frais indirects de recherche des établissements.

 


4.

PROMOTION DES LAURÉATS ET LAURÉATES, ET DES CONGRÈS

Promotion

  • Diffusion par les FRQ et le Palais des congrès de Montréal d'un communiqué annonçant les lauréats et lauréates;

  • Diffusion par les FRQ d'un résumé présentant le congrès à venir ainsi que ses retombées économiques (selon le modèle de calcul du Palais des congrès) et intellectuelles potentielles;

  • Inscription du congrès à venir dans le calendrier des événements à la section Événements des sites Web des FRQ;

  • Annonce du nom des lauréats et lauréates dans le cadre d'un événement (date et formule à confirmer - présence requise des lauréats et lauréates ou d'une personne les représentant).

 


5.

ÉVALUATION

Tous les critères et sous-critères ci-dessous seront considérés dans l'évaluation des demandes. Aucune pondération particulière n'est accordée à ceux-ci : les membres de comité donnent une appréciation générale des demandes sur 100.

Profil de la personne candidate
  • Expérience de la personne candidate dans l'organisation de congrès ou d'autres types d'événements d'envergure
  • Qualité des réalisations scientifiques et des activités de recherche, reconnaissance par les pairs et rayonnement (activités de transfert, publications, subventions et prix, etc.)

Organisation et objectifs du congrès

  • Description complète et détaillée des différents éléments devant être inclus dans la lettre de présentation
  • Clarté de l'information présentée
  • Démonstration de l'importance du congrès et de la mobilisation des personnes impliquées

Caractéristiques du congrès (incluant l'esquisse du programme)

  • Description complète et détaillée des différents éléments devant être inclus dans la lettre de présentation
  • Clarté de l'information présentée
  • Démonstration du caractère innovant et ambitieux du congrès
Utilisation des fonds en cas d'octroi des FRQ
  • Démonstration de l'utilité des fonds en lien avec l'organisation du congrès
Qualité de la présentation de la demande
  • Structuration du texte facilitant un repérage rapide de l'information 
  • Qualité de la langue de rédaction

Comité

Un comité mixte, composé entre autres de pairs chercheurs et chercheuses universitaires et de spécialistes de la communication scientifique, sera chargé de l'évaluation des demandes reçues. Toutefois, en fonction du nombre de demandes reçues, entre autres, les FRQ se réservent la possibilité de mettre en place une autre formule d'évaluation (p. ex. triage).
 
Les FRQ ne s'engagent pas à remettre un rapport d'évaluation individualisé en lien avec chaque candidature. Toutefois, un rapport global des points forts et points faibles les plus fréquemment soulevés par les membres de comité, parmi toutes les demandes reçues et évaluées, pourrait être transmis aux personnes candidates non retenues pour un financement.
 

 


7.

LIBRE ACCÈS

Conformément à la Politique de diffusion en libre accès des Fonds de recherche du Québec, toutes les personnes titulaires d'un octroi doivent s'engager à rendre disponibles en libre accès leurs publications scientifiques au plus tard 12 mois après la publication. Pour connaitre les exigences des FRQ à ce sujet, veuillez consulter notre page sur la Science ouverte.


8.

MOBILISATION DES CONNAISSANCES

Le FRQS encourage les titulaires d'un octroi à mener et à participer à des activités de mobilisation de connaissances (transfert, partage, valorisation, mise en valeur et diffusion) auprès des milieux de pratique et du grand public, lorsque ces activités sont pertinentes. Veuillez prendre connaissance du document Mobilisation des connaissances dans la boîte à outils.


9.

ÉQUITÉ, DIVERSITÉ ET INCLUSION

Les Fonds de recherche du Québec souhaitent contribuer au soutien d'un écosystème de recherche basé sur l'équité, la diversité et l'inclusion. Des mesures ont ainsi été mises en place afin de renforcer la prise en compte de ces principes. Les personnes que nous finançons sont également encouragées à privilégier ceux-ci dans le contexte de leurs activités de recherche. Pour plus d'informations, veuillez consulter nos énoncés sur l'équité, la diversité et l'inclusion.


10.

MODIFICATION IMPORTANTES DEPUIS LE DERNIER CONCOURS

  • Admissibilité du congrès : rehaussement du nombre minimal de participants requis (de 250 à 300)

  • Obligation de tenir le congrès au Palais des congrès de Montréal

  • Documents exigés : détail des informations à inclure dans la lettre de présentation

  • Évaluation : clarification des critères d'évaluation et des processus

 

11.

NOTES

  • Le candidat ou la candidate comprend et reconnaît que la situation actuelle liée à la COVID-19 pourrait mettre en péril la tenue du congrès et que, le cas échéant, l'offre de soutien serait maintenue si l'événement peut se tenir à l'intérieur d'une période de 3 ans et selon le minimum de personnes exigé en présentiel, en respectant les mesures de distanciation sociale, conformément à toutes les directives émanant des autorités compétentes en matière de santé publique.

  • En acceptant un octroi dans le cadre de ce programme, la personne titulaire de l'octroi accepte que le partenaire communique avec elle pour des activités en lien avec l'octroi.

 

 


12.

PARTENAIRES

Cercle des Ambassadeurs du Palais des congrès de Montréal

Fonds de recherche du Québec – Nature et technologies (FRQNT)

Fonds de recherche du Québec – Santé (FRQS)

Fonds de recherche du Québec – Société et culture (FRQSC)

Note : En acceptant un octroi dans le cadre de ce programme, la personne titulaire de l'octroi accepte que le partenaire communique avec elle pour des activités en lien avec l'octroi.


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photo de l agent

Michaël Bernier

Chargé de programmes

 michael.bernier

514 873-2114, poste 4231

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Courriel : centre.assistance.sante
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