À propos de FRQnet

Dès le 20 juillet 2017, les membres de la communauté scientifique qui souhaitent transiger avec les Fonds de recherche du Québec seront appelés à utiliser FRQnet. Il s'agit du nouveau système intégré de gestion des bourses et des subventions commun aux trois Fonds de recherche du Québec : Nature et technologies, Santé, Société et culture. FRQnet vise l'harmonisation, la mise à jour technologique et la simplification des processus de concours et de suivis administratifs des FRQ, au bénéfice de tous.


Le système  permet de gérer l'ensemble des étapes allant du dépôt d'une demande de financement, en passant par son évaluation et la gestion des octrois, jusqu'à l'analyse d'impacts des programmes, et ce, pour les trois Fonds de recherche du Québec.

 

La section Foire aux questions a été mise à jour le 15 septembre 2017.

Montréal, 29 septembre 2017 – Le déploiement de FRQnet, le nouveau système intégré de gestion des bourses et des subventions commun aux trois Fonds de recherche du Québec, se poursuit depuis son lancement le 20 juillet dernier.

L'équipe de FRQnet travaille sans relâche à corriger au fur et à mesure les bogues qui se présentent. Nous tenons une fois de plus à remercier les membres de la communauté scientifique pour leur patience ainsi que pour leur précieuse collaboration à la bonification de ce nouvel outil de gestion. Nous vous encourageons à continuer de nous signaler tout problème.

L'ensemble des ressources disponibles pour aider la communauté à s'approprier ce nouvel outil, dont les capsules vidéo et les coordonnées des contacts, sont listées à la fin du présent communiqué. L'équipe chargée de l'implantation de FRQnet est mobilisée pour répondre le plus rapidement possible aux questions et aux demandes.

Pour satisfaire aux attentes des candidats et candidates internationaux, quelques capsules vidéo seront traduites en anglais sous peu.

Création d'un compte utilisateur

Rappelons qu'il est important de ne pas créer un nouveau compte utilisateur en cas de changement d'adresse de courriel. En effet, une multitude de données sont liées à ce compte, telles que les demandes passées, les informations concernant le financement reçu, l'association au CV commun canadien, etc. Pour changer son adresse de courriel, il faut simplement accéder à son portfolio électronique avec son ancienne adresse et la modifier par la suite dans son profil. Ainsi, toutes les données liées au compte seront conservées.

Voici quelques informations relatives à l'avancement des travaux et à certaines mesures prises au cours des dernières semaines.

Formulaires

Depuis le dernier communiqué, les formulaires d'une dizaine de programmes de tous les Fonds ont été mis en ligne, dont plus récemment ceux des programmes de bourses de carrière du FRQS (chercheurs-boursiers, chercheur-boursiers cliniciens, chercheurs-boursiers de mérite); notez que pour ces derniers programmes, la date limite des concours a été reportée au 19 octobre.

Les FRQ mettront en ligne dès que possible les autres formulaires de demande de financement. Dès que ces documents seront accessibles, les personnes désignées aux bureaux de la recherche en seront avisées afin qu'elles transmettent l'information à leurs communautés respectives.

Rappelons que si, dans un concours, une lettre ou un avis d'intention sont obligatoires, cela signifie que le formulaire de demande ne sera disponible que pour les personnes qui auront transmis une lettre ou un avis d'intention.

CCV

En complément des informations diffusées au sujet du CCV dans le dernier communiqué (6 septembre), nous vous rappelons qu'il est très important que les candidats et candidates soumettant un CV commun canadien (CCV) vérifient que celui-ci se retrouve dans leur portfolio après l'avoir transmis et que leur fichier joint comprenant la liste des contributions détaillées est bien présent.

Versements

Les bourses de formation ont été versées en grande majorité aux étudiantes et étudiants concernés. Les versements d'été des subventions de recherche commenceront au cours des prochains jours et devraient être complétés d'ici la mi-octobre.

Rapports financiers

Les FRQ inviteront sous peu les responsables des services financiers des établissements à une séance d'information au sujet des répercussions de FRQnet sur les rapports financiers.

Portail des établissements et autres questions relatives à FRQnet

Les FRQ ont invité les responsables des bureaux de la recherche des établissements à une rencontre d'échanges le 18 octobre 2017. On y traitera des sujets qui n'ont pas été abordés lors de la première rencontre de juin dernier et des préoccupations qui ont pu surgir au cours des dernières semaines au sein de la communauté scientifique en lien avec FRQnet. Une invitation précisant l'heure de la rencontre a été acheminée aux personnes concernées.

Rappel de quelques éléments importants

  • Un conseil très important : mieux vaut s'y prendre à l'avance pour présenter une demande de financement afin de se familiariser avec les nouvelles interfaces et de s'assurer de respecter les dates limites des concours.
     
  • Compte tenu de l'importance des changements apportés dans les Règles générales communes, dans les programmes et dans le système FRQnet, chaque personne est invitée à bien prendre connaissance des nouveautés avant de présenter une demande de financement (bourse ou subvention). Cela évitera de nombreux impairs et erreurs au moment de remplir la demande.
     
  • Une fois les demandes transmises aux Fonds par les étudiants et étudiantes (bourses de formation), par les chercheurs et chercheuses (subventions) ou par les établissements (bourses de carrière, subventions nécessitant une approbation par un établissement), il ne sera plus possible de les modifier.
     
  • Les cochercheurs et cochercheuses doivent désormais donner leur consentement afin d'être considérés comme partie prenante d'une demande de financement.
     
  • Le nombre de statuts en recherche a été réduit et leurs définitions ont été harmonisées entre les trois Fonds. Consultez la section des définitions dans les Règles générales communes (page 5 et suivantes) et assurez-vous que votre statut est admissible en vous référant aux règles du programme.
     
  • Dans leurs règles générales communes, les FRQ prévoient que seuls les établissements qu'ils reconnaissent peuvent administrer un octroi des Fonds de recherche. Consultez la liste des établissements reconnus.

Besoin d'aide?

Pour des questions techniques concernant le portfolio électronique des Fonds de recherche :

Pour des questions techniques d'ordre général (connexion, mot de passe, etc.) : centre.assistance@frq.gouv.qc.ca

Pour des questions relatives aux programmes, contacter les responsables et chargés de programmes du Fonds et du programme concernés, dont les coordonnées sont disponibles dans les sites Web de chacun des Fonds.

Pour des commentaires d'ordre général concernant FRQnet, des suggestions d'améliorations ou le développement de capsules vidéo supplémentaires : infoFRQnet@frq.gouv.qc.ca.

Les FRQ vous invitent à faire circuler ce communiqué dans votre milieu et à consulter la Foire aux questions.

 

Montréal, 6 septembre 2017 – FRQnet, le nouveau système intégré de gestion des bourses et des subventions commun aux trois Fonds de recherche du Québec – Nature et technologies, Santé, Société et culture – a été lancé le 20 juillet dernier.

L'implantation d'un tel système est une opération d'envergure et représente une transition importante tant pour les FRQ que pour l'ensemble de la communauté scientifique du Québec qui transige avec eux.

Le déploiement de ce projet comporte certains défis et nous en sommes conscients. Par ordre de priorité selon les cycles des concours, l'équipe de FRQnet corrige au fur et à mesure les bogues qui surviennent. Nous tenons à remercier la communauté scientifique pour sa patience et l'encourageons à continuer de nous signaler tout problème.

L'ensemble des ressources disponibles pour aider la communauté, dont les capsules vidéo et les coordonnées des contacts, sont listées à la fin du présent communiqué. L'équipe chargée de l'implantation de FRQnet est sur un pied d'alerte pour répondre le plus rapidement possible aux questions et aux demandes.

Voici quelques informations relatives à l'avancement des travaux et à certaines mesures prises au cours des dernières semaines.

Formulaires

Plusieurs formulaires sont déjà en ligne. Les formulaires de demande de financement pour les bourses de formation (maîtrise, doctorat et postdoctorat) sont maintenant disponibles pour les trois Fonds de recherche.

Les FRQ mettront en ligne dès que possible les autres formulaires de demande de financement. Dès que ces documents seront accessibles, les bureaux de la recherche des universités en seront avisés afin qu'ils transmettent l'information à leurs communautés respectives.

Si dans un concours, la lettre ou l'avis d'intention sont obligatoires, cela signifie que le formulaire de demande ne sera disponible que pour les personnes qui auront transmis une lettre ou un avis d'intention.

CCV

La communauté de la recherche nous a signalé des problèmes liés notamment à la fusion des comptes utilisateurs provenant des anciens systèmes et à l'association avec le CV commun canadien. Afin de corriger la situation, nous avons informé tous les bureaux de la recherche qu'il fallait procéder aux validations nécessaires entre le CCV et le compte FRQnet pour s'assurer d'harmoniser les NIP et les mots de passe.

Versements

Les FRQ travaillent à corriger le problème des rapports de versements pour les bourses et des notifications les concernant. Dès que l'accès sera disponible, la communauté scientifique en sera informée par les bureaux de la recherche et les agents de liaison, et la nouvelle sera diffusée à l'occasion d'un communiqué. 

Rapports financiers

Comme indiqué en mai dernier, la remise des rapports financiers de 2016-2017 destinés au FRQNT et au FRQSC a été reportée au 4 décembre 2017. Cependant, soulignons que ces rapports seront saisis et transmis dans FRQnet. Pour le FRQS toutefois, il n'y a pas de report de date pour la remise des rapports financiers; ceux-ci, dans leur format actuel (Excel ou PDF), sont toujours requis jusqu'à la fin mars 2018. À compter d'avril 2018, tous les formats de rapports financiers seront harmonisés entre les trois Fonds, remplis et transmis directement via FRQnet. Plus d'information sera donnée dans un prochain communiqué.

Portail des établissements et autres questions relatives à FRQnet

Au cours des prochaines semaines, les FRQ inviteront les utilisateurs du portail des établissements à une session webinaire de formation et d'échanges. On y traitera des sujets qui n'ont pas été abordés lors de la première rencontre en juin et des préoccupations qui ont pu surgir au cours des dernières semaines au sein de la communauté scientifique.

Rappel de quelques éléments importants

  • Un conseil très important : mieux vaut s'y prendre à l'avance afin de se familiariser avec les nouvelles interfaces et de s'assurer de respecter les dates limites des concours.
     
  • Compte tenu de l'importance des changements apportés dans les Règles générales communes, dans les programmes et dans le système FRQnet, chaque personne est invitée à bien prendre connaissance des nouveautés avant de présenter une demande de financement (bourse ou subvention). Cela évitera de nombreux impairs et erreurs au moment de remplir la demande.
     
  • Une fois les demandes transmises aux Fonds par les étudiants et étudiantes (bourses de formation), par les chercheurs et chercheuses (subventions) ou par les établissements (bourses de carrière, subventions nécessitant une approbation par un établissement), il ne sera plus possible de les modifier.
     
  • Les cochercheurs et cochercheuses doivent désormais donner leur consentement afin d'être considérés comme partie prenante d'une demande de financement.
     
  • Le nombre de statuts en recherche a été réduit et leurs définitions ont été harmonisées entre les trois Fonds. Consultez la section des définitions dans les Règles générales communes (page 5 et suivantes) et assurez-vous que votre statut est admissible en vous référant aux règles du programme.
     
  • Dans leurs règles générales communes, les FRQ prévoient que seuls les établissements qu'ils reconnaissent peuvent administrer l'octroi d'une subvention des Fonds de recherche. Consultez la liste des établissements reconnus.

Besoin d'aide?

Pour des questions techniques concernant le portfolio électronique des Fonds de recherche :

Pour des questions techniques d'ordre général (connexion, mot de passe, etc.) : centre.assistance@frq.gouv.qc.ca

Pour des questions relatives aux programmes, contacter les responsables et chargés de programmes du Fonds et du programme concernés, dont les coordonnées sont disponibles dans les sites Web de chacun des Fonds.

Pour des commentaires d'ordre général concernant FRQnet, des suggestions d'améliorations ou le développement de capsules vidéo supplémentaires : infoFRQnet@frq.gouv.qc.ca.

Les FRQ vous invitent à faire circuler ce communiqué dans votre milieu et à consulter la Foire aux questions.

 

Portfolio électronique

 

Portail des établissements

 


Dernière mise à jour : 15 septembre 2017

  1. Qu'est-ce que FRQnet?

FRQnet est le nom du nouveau système de gestion des bourses et des subventions commun aux trois Fonds de recherche du Québec (FRQ) : Nature et technologies; Santé; Société et culture.

  1. Pourquoi un nouveau système?

FRQnet a été développé pour harmoniser et simplifier les processus de concours et de suivis administratifs des FRQ, et pour en effectuer la mise à jour technologique.

  1. Quels seront les avantages de FRQnet?

Le système permet de gérer, de façon intégrée, l'ensemble des étapes allant du dépôt des demandes de financement à leurs évaluations, à la gestion des octrois et à l'analyse d'impact des programmes pour les FRQ. C'est l'outil principal de transaction avec les FRQ, quel que soit le Fonds auquel on s'adresse.

  1. Qui sont les utilisateurs de FRQnet?

Toutes les personnes qui transigent avec les FRQ en lien avec une demande de financement ou la gestion d'un octroi seront appelées à utiliser FRQnet, que ce soit à titre de candidat, de détenteur d'un financement, d'évaluateur, de répondant, de mentor, de superviseur, de gestionnaire d'établissement, etc. À noter toutefois que quelques rares programmes ne sont pas touchés par FRQnet.

  1. FRQnet a-t-il un impact sur l'application e-Regroupement, utilisée par le FRQNT et le FRQSC, ou sur le Registre des centres et instituts de recherche du FRQS?

Non, e-Regroupement et le Registre des centres et instituts de recherche ne sont pas touchés par l'actuelle phase d'implantation de FRQnet. À cet égard, les programmes de subventions des centres de recherche du FRQS de même que ceux des regroupements stratégiques du FRQNT et du FRQSC ne sont pas intégrés dans FRQnet.

  1. Quand FRQnet sera-t-il fonctionnel?

La mise en ligne de FRQnet est prévue pour le 20 juillet 2017.

  1. Comment FRQnet affecte-t-il les façons de faire?

FRQnet étant un système commun aux trois Fonds, il présente des fonctionnalités différentes de celles auxquelles les utilisateurs étaient habitués. Bien que les changements soient plus ou moins importants selon les utilisations, FRQnet se veut le plus convivial possible. Des séances d'information sous forme d'ateliers ont été offertes au cours des dernières semaines et des capsules vidéo sont disponibles sur les sites de chacun des Fonds (voir l'onglet capsules dans cette page). D'autres capsules concernant notamment l'évaluation seront diffusées au courant de l'automne.

  1. Quels sont les liens entre les informations partagées par chacun des Fonds?

L'information saisie dans FRQnet est conservée dans une base de données commune aux FRQ.  Cependant, seules les personnes autorisées, qui ont besoin de connaître cette information pour l'évaluation, la gestion d'un octroi ou son suivi, ont accès à ces informations.

Les conseillers scientifiques et autres mandataires des FRQ, les évaluateurs, les employés des établissements gestionnaires et toute autre personne à qui il sera demandé de collaborer à l'évaluation ou à la gestion des octrois doivent signer des engagements de confidentialité.  Ce partage d'information s'inscrit en réponse aux attentes de la loi constitutive des Fonds, qui exige une mise en commun de leurs activités administratives (RLRQ, c. M 15.1.0.1, art. 33).

  1. Dans FRQnet, les formulaires de demandes de bourse ou de subvention sont-ils communs pour les mêmes programmes entre les FRQ?

À court terme, chacun des Fonds maintient les liens entre ses programmes et ses formulaires. À long terme, les FRQ travailleront à harmoniser la forme et les contenus des formulaires lorsqu'il s'agit exactement des mêmes programmes.  Cependant, tous les programmes prennent appui sur des règles de base communes : les Règles générales communes.

  1. Les fichiers joints aux CCV sont-ils harmonisés?

Il n'y a pas de changements quant aux fichiers joints aux CCV pour les concours de l'automne 2017; chaque personne continuera à remplir le fichier joint du Fonds auprès duquel elle postule. Les FRQ sont en discussion avec les responsables du CCV pour améliorer ce processus.

  1. Les utilisateurs de FRQnet doivent-ils se créer un nouveau NIP?

Non, il n'y a pas de NIP dans FRQnet. Toutes les personnes utilisant FRQnet pour la première fois seront invitées à prendre connaissance des nouvelles politiques d'utilisation de FRQnet et à remplir un profil. Toutefois, les personnes qui avaient un NIP pour accéder à l'ancien système des FRQ doivent l'utiliser, ainsi que leur mot de passe, lors de la première connexion à FRQnet. Une fois leur profil rempli, c'est l'adresse courriel qui devient par la suite l'identifiant principal.

  1. Est-il nécessaire de remplir un profil?

Oui, tous les utilisateurs de FRQnet doivent remplir un profil.  L'adresse courriel sert d'identifiant principal (compte utilisateur).  Néanmoins, les FRQ verront à lier tous les anciens dossiers et tous les nouveaux dossiers de chaque personne pour assurer un suivi.

Dans FRQnet, le  même identifiant et le même mot de passe sont utilisés quel que soit le rôle que la personne sera appelée à jouer dans FRQnet : candidat, candidate, évaluateur, évaluatrice,  employé, employée d'un établissement gestionnaire, etc.

  1. Si un utilisateur change d'adresse de courriel, doit-il se créer un nouveau compte utilisateur?

Non, il est important de ne pas se créer un nouveau compte utilisateur si l'on change d'adresse de courriel. En effet, une multitude de données sont liées au compte utilisateur telles que les demandes passées, les informations concernant le financement reçu et l'association au CV commun canadien. Dans le cas d'un changement d'adresse de courriel, il faut simplement accéder à son portfolio électronique avec son ancienne adresse et la modifier par la suite dans son profil. Ainsi, toutes les données liées au compte seront conservées.

  1. Est-il nécessaire de se créer un compte utilisateur différent pour chacun des trois Fonds?

Non, un seul compte utilisateur est nécessaire pour transiger avec l'un ou l'autre des trois Fonds et pour accéder aux différents portails. Le passage d'un Fonds à l'autre se fait par l'entremise d'une page commune aux trois Fonds.

  1. Est-il nécessaire de se créer un compte utilisateur différent selon le rôle joué (candidat, superviseur, évaluateur, gestionnaire d'établissement, etc.)?

Non. Quels que soient le ou les rôles joués par l'utilisateur de FRQnet, celle-ci utilisera un seul compte.

  1. Les dossiers actuels sont-ils transférés dans FRQnet?

Oui, les dossiers d'octroi en cours ont été transférés dans FRQnet.  Il en va de même de certains éléments des dossiers dont le financement est terminé. Cependant, toute la base de données d'archives ne sera pas versée dans FRQnet, et ce,  par souci de sécurité et en conformité avec le calendrier de conservation des données des FRQ.

Soulignons que FRQnet n'est pas un outil d'archivage à long terme. Il est recommandé de faire des copies pour ses archives personnelles.

  1. Y a-t-il des changements par rapport au mode de fonctionnement en termes de reddition de comptes, dans la gestion de leur octroi, pour les personnes actuellement boursières ou détentrices d'une subvention?

Les interfaces avec FRQnet sont différentes des interfaces qui étaient disponibles jusqu'à maintenant et les types d'interventions à effectuer pour les titulaires de bourses ou de subventions sont plus harmonisés entre les FRQ : rapport d'étape, demande de versement, rapport final, rapport financier, demande de modifications, etc.

Des capsules d'information ont été produites par les FRQ pour s'assurer que les modules en lien avec la gestion du financement et de la reddition de comptes sont bien remplis. Elles sont disponibles sous l'onglet capsule de cette page. D'autres capsules seront produites à l'automne. Toutes les personnes doivent être attentives de manière à pouvoir s'approprier ces informations dès la mise à leur disposition du portail « portfolio électronique », qui remplace celui de « mon dossier » actuellement actif aux FRQNT et FRQSC. Les titulaires de bourses ou de subventions du FRQS utilisent déjà un portail appelé « portfolio électronique », auquel quelques modifications ont été apportées.

  1. Y a-t-il des changements quant au mode de saisie des rapports financiers et à leurs dates limites de transmission?

Oui, il y a des changements, mais ils varient selon le Fonds. Pour cette année, en ce qui concerne les rapports financiers 2016-2017 destinés au FRQNT et au FRQSC, la date d'échéance pour leur transmission est repoussée au 4 décembre 2017. Cependant, soulignons que ces rapports seront saisis et transmis dans FRQnet. Pour le FRQS toutefois, il n'y aura pas de report de date pour la remise des rapports financiers; ceux-ci, dans leur format actuel (format Excel ou PDF), sont toujours requis jusqu'à la fin mars 2018. À compter d'avril 2018, tous les formats de rapports financiers seront harmonisés entre les trois Fonds, remplis et transmis directement via FRQnet.

  1. Avec quels navigateurs FRQnet est-il compatible?

FRQnet a été testé sur les plus récentes versions des navigateurs suivants :  

  • Chrome (versions C35 et C34 ou plus récentes)
  • Firefox (versions FF30 et FF29 ou plus récentes)
  • Internet Explorer (versions IE 10, IE 11 ou plus récentes)
  • Safari (version S7 ou plus récente)

Si votre navigateur n'est pas à jour, cela pourrait vous occasionner des difficultés d'accès à FRQnet.  Le site est visible sur les autres versions des navigateurs, mais elles n'ont pas été testées. Ainsi, certains éléments peuvent ne pas s'afficher conformément.

  1. FRQnet sera-t-il disponible en anglais?

Seules certaines sections de FRQnet seront disponibles en anglais, telles que les interfaces générales du portfolio électronique, la page de création du compte et le profil, les consentements et certains formulaires de demande de financement.

  1. Quel genre d'appuis les FRQ offrent-ils en cas de difficultés à utiliser le système?

Pour des questions d'ordre technique dans le portfolio électronique des Fonds de recherche :

Pour des questions techniques d'ordre général (connexion, mot de passe, etc.) : centre.assistance@frq.gouv.qc.ca

Pour des questions relatives aux programmes de financement, contacter les responsables et chargés de programmes du Fonds et du programme concernés.

Pour des commentaires d'ordre général concernant FRQnet, des suggestions d'améliorations ou de capsules vidéo supplémentaires : infoFRQnet@frq.gouv.qc.ca

Un répertoire de l'ensemble des capsules vidéo explicatives se trouve également dans les pages dédiées à FRQnet (deuxième onglet).

 

Communiqués

Présentations